Ce lundi 4 mars, un nouvel espace documentaire interne est en ligne, à la disposition exclusive des salariés de l’ACMS pour toutes leurs recherches de documents dans quatre domaines : Appui métier, Qualité, Communication, Ressources humaines.
Cet espace documentaire est déployé sous l’application Sharepoint (Microsoft 365). La recherche de documents ne se fait plus dans l’intranet.

Pourquoi un espace documentaire sous Sharepoint ?
Ce nouvel espace documentaire pour l’ACMS voit le jour afin d’améliorer le quotidien des salariés de l’ACMS en recherche de documents : l’application Sharepoint est spécialement conçue pour classer, ranger, trier des documents et les rendre accessibles en mode sécurisé. Elle intègre un puissant moteur de recherche qui détecte les mots clés demandés dans les noms des fichiers répertoriés, mais aussi dans les contenus de leurs pages.

Comment s’utilise l’espace documentaire ?
Les salariés de l’ACMS accèdent à l’espace documentaire en un clic sur un bouton placé dans la page d’accueil du site intranet (en haut de la colonne de droite) :

Si un identifiant et un mot de passe sont demandés à l’utilisateur, l’identifiant est celui de sa connexion à Windows (nom@ad.acms.asso.fr) : cliquer sur « Suivant », puis saisir son mot de passe Windows.

La bibliothèque de documents est partagée en 4 domaines visibles dans la page d’accueil :

En cliquant sur une famille de documents, l’utilisateur accède à une arborescence par dossier – par exemple, dans l’Appui métier :

Il n’est pas nécessaire d’explorer l’arborescence pour rechercher des documents : il suffit d’utiliser, dès la page d’accueil de la bibliothèque de documents, le moteur de recherche de l’espace documentaire, en tapant un ou plusieurs mots clés dans le champ dédié, situé tout en haut de la fenêtre de navigation :

Quelles aides pour les utilisateurs ?
Un mode opératoire et des vidéos tutorielles sont à la disposition des utilisateurs dans la page d’accueil de l’espace documentaire (en haut de la colonne de droite) :

L’application Easy Vista est à utiliser en cas de demande ou de problème technique (https://easyvista.acms.asso.fr/s/portail) :

– rubrique “Besoin de quelque chose” : si l’utilisateur souhaite qu’un nouveau document ou dossier soit créé, mis à jour ou intégré ;

– rubrique “J’ai un problème” : si l’utilisateur rencontre un problème technique.

Quels changements dans l’intranet ?
À partir du 4 mars, en conséquence, le site intranet est progressivement modifié :

– parmi les 10 pictogrammes de la colonne de droite en page d’accueil, seuls perdureront “Modes d’emploi”, “Glossaire” et “Sites utiles” :

– le bouton “Covid 19” disparaîtra de la page d’accueil ;

– les fichiers PDF en téléchargement seront progressivement supprimés ;

– la cartographie des processus restera accessible via le menu :
“Association ACMS” > “Démarche qualité”.

L’espace documentaire devient la seule et unique source de documentation pour les salariés de l’ACMS : il est notamment impératif d’utiliser les documents qualité qui y sont répertoriés (Manuel qualité, processus, procédures, modes opératoires, notes intérieures, trames) car tous ont bénéficié d’un nouveau référencement et/ou d’une actualisation en prévision de cette évolution.